Privacybeleid

Website privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 19 juli 2023
‍
Elements vindt privacy belangrijk en gaat voorzichtig om met persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die een persoon beschrijven of die we met een persoon kunnen associëren. Elements verzamelt en verwerkt (persoons)gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor je ze achterlaat. Tijdens dit proces houden wij ons aan de eisen van de privacyregelgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG).
‍
Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens
‍Voor- en achternaam, telefoonnummer, woonplaats, (zakelijk) e-mailadres, functietitel, contactgeschiedenis, IP-adres, cookie-ID (over cookies lees je meer in ons cookiestatement) en/of surfgedrag. Zie specifiek de vermelde persoonsgegevens onder elk kopje van dit statement.

Toepassing van dit privacy statement
‍Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Elements verwerkt in opdracht van klanten of die nodig zijn voor het verlenen van diensten en services aan klanten.

‍Hoe wij persoonsgegevens gebruiken
‍
Bij het gebruik van onze websites en diensten is het mogelijk dat je bepaalde gegevens bij ons achterlaat. Dat kunnen soms persoonsgegevens zijn. Welke soort persoonsgegevens wij verwerken staat hieronder beschreven.
‍
Toelichting en doeleinden gebruik persoonsgegevens
‍Persoonsgegevens mogen alleen worden gebruikt voor specifieke, expliciete en rechtmatige doeleinden. Elements verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen: 

Offerte aanvragen
‍Soort persoonsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam

Je kunt een vrijblijvende offerte aanvragen via onze website of onze andere communicatiekanalen. Wij gebruiken deze gegevens om offertes op te stellen en te versturen. Ook nemen we gegevens mee in onze administratie zodat we leads, opportunities en orders helder in beeld hebben en jou zo efficiënt mogelijk kunnen helpen.

Wij verwerken je gegevens met jouw toestemming. Voor zover toestemming (nog) niet expliciet is gegeven voor de verwerking van jouw gegevens, verwerken wij deze gegevens ter voorbereiding (offerte), uitvoering en eventuele beëindiging van de overeenkomst tussen jou en Elements.

Als je klant bij Elements wordt, zijn wij wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren gedurende de klantrelatie en voor een periode van zeven jaar daarna, ten behoeve van bedrijfsmatige documenten zoals administraties en facturen voor de omzetbelasting.

Digitale communicatie
‍Soort persoonsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam

Je kunt in contact komen met Elements via chat, e-mail, contactformulieren of door telefonisch contact op te nemen. De informatie die wij verzamelen worden gebruikt om je vragen te beantwoorden, verdere communicatie op te zetten en je te voorzien van de gewenste informatie. Voor deze gegevens geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar zolang deze fiscaal relevant zijn en dus ten behoeve van bedrijfsmatige documenten.

Bent je een klant bij Elements, dan verwerken wij deze gegevens ter uitvoering van een ​​met jou opgestelde overeenkomst. Als je geen klant bent, verwerken we deze gegevens op basis van jouw toestemming.

Levering diensten en contractuele verplichtingen
‍Soort persoonsgegevens: voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres
‍Om onze contractuele rechten en plichten zo efficiënt mogelijk uit te voeren verwerken wij je gegevens, zoals voor facturatie, het bijhouden van licenties en het nakomen van wettelijke bewaarverplichtingen. We zijn wettelijk verplicht om deze gegevens te bewaren tijdens de contractuele relatie en voor een periode van zeven jaar voor zover dit ten behoeve is van bedrijfsmatige documenten. Verder verwerken wij deze gegevens ter uitvoering van een overeenkomst met jou. 

‍Nieuwsbrieven, informatie en content
‍Soort persoonsgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam
Via onze websites is het mogelijk om content en informatie te downloaden. Daarnaast kan je je abonneren op diverse nieuwsbrieven. We gebruiken jouw gegevens om de gevraagde informatie toe te sturen. Tevens kunnen we deze gebruiken voor commerciële doeleinden, zoals het informeren over de door Elements, of bedrijven in het Makerstreet-netwerk geleverde dienstverlening via een nieuwsbrief. Nieuwsbrief worden op reguliere basis verstuurd, met als doel je op de hoogte te houden van onze content en diensten. Je gegevens worden bewaard zolang je onze communicatie wilt ontvangen.

De gegevens die je ons hebt verstrekt verwerken we op basis van jouw toestemming. Je kunt deze toestemming op ieder moment intrekken via de afmeldlink onderaan iedere digitale nieuwsbrief.

‍Sollicitaties
‍Soort persoonsgegevens: voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer, CV,
motivatiebrief, eventueel VOG, diploma, referenties‍

Via onze werken-bij-pagina's kun je reageren op vacatures bij Elements of bureaus binnen het Makerstreet netwerk. Wanneer je ons je sollicitatie stuurt, geef je ons toestemming om je gegevens maximaal 12 maanden te bewaren. Je gegevens worden dan opgeslagen in ons ATS Workable.

Na afloop van deze periode vragen we of je toestemming om je gegevens langer te bewaren om je in aanmerking te laten komen voor toekomstige vacatures, of je gegevens worden automatisch verwijderd uit onze database. Als je je sollicitatie wilt intrekken en je gegevens wilt verwijderen, kun je dat altijd doen via een link in de sollicitatiebevestigingsmail die je automatisch ontvangt nadat je hebt gesolliciteerd.
‍
Alle gegevens worden verwerkt op basis van jouw toestemming.

Events
‍Soort persoonsgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam
Elements organiseert geregeld evenementen waarvoor je je kunt aanmelden. De aanmeldgegevens worden gebruikt om toegang te verlenen tot activiteiten en om vervolgens voor zakelijke doeleinden per e-mail contact met je op te kunnen nemen. We verwerken je gegevens met jouw toestemming zolang je onze nieuwsbrieven wilt blijven ontvangen.
‍‍
Bewaartermijn gegevens
Elements bewaart de gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. Als je hier vragen over hebt hebben kun je contact met ons opnemen via info@elements.nl

Verstrekking persoonsgegevens aan derden
Wij gaan vertrouwelijk met persoonsgegevens om. Persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen in sommige situaties worden gedeeld met derde partijen, om onze dienstverlening te kunnen verstrekken. Hieronder kunnen organisaties vallen als incassobureaus, applicatie leveranciers, cloudproviders en onze accountants. Verder zullen wij de door jou verstrekte data niet aan andere partijen verstrekken, tenzij je hier voorafgaand toestemming voor hebt gegeven, dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst of wij dit op basis van de wet mogen of moeten doen.

Als wij samenwerken met organisaties die jouw gegevens of gegevens van jouw klanten verwerken in opdracht van ons, sluiten we een verwerkersovereenkomst, om te zorgen voor een hoog niveau van databeveiliging en vertrouwelijkheid. Elements blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De dienstverleners waar Elements gebruik van maakt zijn:

Google voor de verwerking van e-mail, route & analytics gegevens;
‍
Workable voor de verwerking van vacatures;
Pipedrive CRM voor marketing automation en het verwerken van klantinformatie en orders;
‍
Leadinfo: We maken gebruik van de leadgeneratieservice van Leadinfo B.V., Rotterdam, Nederland. De tool herkent bedrijfsbezoeken op onze website op basis van IP-adressen en toont ons openbaar beschikbare informatie, zoals bedrijfsnamen of adressen. Bovendien plaatst Leadinfo twee first-party cookies, om het gebruikersgedrag op onze website te evalueren en verwerkt de tool domeinen uit formulierinvoeringen (bijv. "Leadinfo.com") om IP-adressen met bedrijven te correleren en diensten te verbeteren. Meer informatie is beschikbaar op www.leadinfo.com. Op deze pagina: https://www.leadinfo.com/en/opt-out heb je een opt- out-optie. Bij een opt-out worden uw gegevens niet langer door Leadinfo geregistreerd. Bij overdracht van persoonsgegevens aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte die geen passend beschermingsniveau biedt, nemen wij maatregelen om te zorgen dat jouw persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Microsoft Clarity voor het verbeteren van onze website experience.

Profilering en cookies
Wij combineren persoonsgegevens uit diverse online bronnen (denk aan informatie ingevuld in een contactformulier en je bezoekersgedrag op onze website), om jou de best mogelijke online ervaring te kunnen bieden. Door jouw data te combineren kunnen wij gepersonaliseerde content op de verschillende websites tonen, die aansluiten bij jouw interesses. Ook onze e-mails kunnen wij op deze manier voor jou personaliseren. Zo wordt er voorkomen dat jij content te zien krijgt of informatie toegestuurd krijgt, die voor jou minder relevant is.

Bij het verzamelen en combineren van deze data gebruiken we cookies.

Als je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Wij vragen je akkoord te gaan met het gebruik van deze cookies.In ons cookiebeleid vind je meer informatie hieromtrent.
‍
Beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij stellen alles in het werk om misbruik van en ongeoorloofde toegang tot individuele informatie te beperken. We garanderen dat alleen de noodzakelijke personen bij de informatie komen om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren en dat de toegang tot de informatie is beveiligd en dat onze veiligheidsinspanningen routinematig worden gecontroleerd. Voor meer gegevens over de door Elements genomen maatregelen, zie hier.

Third party-websites
‍
Deze privacy statements is niet van toepassing op third party-websites die naar onze websites linken. Wij kunnen niet garanderen dat deze sites op een betrouwbare of veilige manier met jouw informatie omgaan. Lees steeds de privacyverklaring op deze websites voor je ze gebruikt om te lezen hoe ze met jouw informatie omgaan.
‍
Rechten van betrokkenen
Je hebt de volgende rechten:

Recht op inzage: je hebt het recht de individuele persoonsgegevens die wij van jou verwerken in te zien;
Recht op rectificatie: je hebt het recht individuele informatie die wij over jou verwerken aan te passen of te verbeteren indien deze onjuist of ontoereikend zijn;
Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en tegen direct marketing;
Recht op verwijdering: je kunt van ons eisen dat wij je gegevens verwijderen;
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, behoud je het recht om de individuele informatie die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij;
Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kan je verzoeken dat wij de verwerking van jouw persoonsgegevens beperken, al dan niet voor korte tijd, wat inhoudt dat wij minder van jouw persoonsgegevens zullen verwerken.

Je hebt te allen tijde het recht om je toestemming in te trekken als de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je vragen om je te identificeren. Om van je rechten gebruik te kunnen maken kun je een verzoek sturen naar info@elements.nl. Elements zal je verzoek zo snel mogelijk opvolgen, uiterlijk binnen 1 maand (tenzij het verzoek qua complexiteit meer tijd vergt).

Bereikbaarheid
Als je naar aanleiding van dit privacy statement contact met ons wilt opnemen, dan kan dat via onze contactgegevens.Wij helpen je graag als je vragen hebt rond de verwerking van persoonsgegevens. Mochten wij er desondanks samen niet uitkomen, dan behoud je je het recht voor om bezwaar aan te tekenen bij de privacytoezichthouder. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

‍Wijzigingen website privacybeleid
Wij kunnen dit privacy statement zo nu en dan wijzigen en zullen ons inspannen om website bezoekers, klanten en prospects van deze wijzigingen op de hoogte te houden. Wijzigingen zullen op deze pagina worden gepubliceerd.
‍
Contactgegevens
U kunt langs volgende wegen contact met ons opnemen:
‍
Elements Interactive B.V.
Rooseveltweg 11c
1314 SJ Almere

Telefoon: 036 –548 52 50

De functionaris voor gegevensbescherming (FG) kan bereikt worden via het volgende e-mailadres:privacy [at] elements [dot] nl.